Wenn Sie eine Datei auf der Festplatte speichern (die ursprünglich leer ist), werden alle Informationen bezüglich dieser Datei eine nach der anderen geschrieben. Wenn Sie eine zweite Datei speichern, wird diese nach der ersten gespeichert und so weiter.
Wenn jedoch eine Datei gelöscht wird, entsteht eine Leerestelle auf der Festplatte. Die danach kommenden Dateien werden diese " Löcher" auffüllen, und demnach in Dateiportionen über die Platte verteilt sein. Je größer die Kapazität der Festplatte ist und je mehr Dateien darauf gespeichert sind, desto umfangreicher wird dieses Phänomen.
Wenn das System auf eine Datei zugreift, muss also der Kopf der Platte alle Stellen durchlaufen, an denen Teile der Datei gespeichert worden sind, um diese lesen zu können. Dies drückt sich durch eine Senkung der Leistungen aus...
Das Kopieren, Verschieben und Löschen von Dateien ist unvermeidbar, denn das System schreibt ständig temporäre Dateien. Es ist also unbedingt nötig ein Defragmentierungsinstrument zu verwenden, das heißt eine Software die in der Lage ist die Dateien auf der Festplatte so neu zu organisieren, dass die " Parzellen" von Dateien neben einander gespeichert werden um so " kompaktere" Dateien zu bilden.
Es wird demnach empfohlen regelmäßig (etwa einmal im Monat) ein Defragmentierungs-Dienstprogramm zu verwenden, welches die Daten, die auf der Platte gespeichert sind, neu organisiert.
Das Defragmentierungs-Werkzeug benutzt Algorithmen um die Dateien auf der Platte optimal neu zu ordnen. Über die Platte versprengte Dateiteile werden nach und nach in dem zur Verfügung stehenden Plattenspeicherraum (der nicht von Dateien benutzt wird) kurzfristig versetzt, und dann an eine passende Stelle zurückgesetzt. Diese Defragmentierung erfolgt umso leichter, als der zur Verfügung stehende Plattenspeicherraum umfangreich ist.
Wenn andererseits Daten während der Defragmentierung geändert werden, so muss das Tool die Versetzung der Dateien neu berechnen, um diese neuen Änderungen einzubeziehen. Daher ist es nötig alle offenen Anwendungen zu schließen, bevor mit der Defragmentierung begonnen wird. Das Betriebssystem besitzt allerdings Prozesse die im Hintergrund laufen und auf die Festplatte zugreifen (insbesondere wenn der Umfang des Arbeitsspeichers in dem System nicht ausreichend ist, da das System Wechseldateien erstellt).
Es ist daher sehr zu empfehlen die Computer die unter Windows laufen, neu hochfahren zu lassen im abgesichertem Modus , das heißt in einem Modus, in dem nur minimale Konfigurationselemente geladen werden. Um den Computer in abgesichertem Modus hoch zu fahren, reicht es auf die Taste F8 zu drücken, direkt nach dem Startbildschirm des Computers (Zählung des Arbeitsspeichers und Auffinden der Platten) und vor der MitteilungStarten von Windows.