Man bezeichnet als Auftraggeber (manchmal auch Auftragserteilung, notée MOA ) den Rechtsträger, der ein Bedürfnis hat und die Zielsetzung des Projektes definiert, seinen Zeitplan und den Budgetposten, der für das Projekt aufgewandt wird. Das erwartete Ergebnis des Projektes ist die Realisierung eines Produktes, auch Werk genannt.
Der Auftraggeber entwirft die grundlegende Idee des Projektes und stellt auch den Endbenutzer dar, für den das Werk bestimmt ist.
So trägt der Auftraggeber die Verantwortung für den funktionellen Ausdruck der Bedürfnisse, hat aber nicht unbedingt die technischen Kompetenzen die an die Realisierung des Werkes gebunden sind.
Wenn der Auftraggeber nicht die nötige berufliche Erfahrung zur Steuerung des Projektes besitzt, kann er sich an einen stellvertretenden Auftraggeber wenden (dessen Beruf die Projektverwaltung ist). Man spricht dementsprechend von Hilfestellung für Auftraggeber (notée AMO ). Der stellvertretende Auftraggeber spielt die Rolle der Schnittstelle zwischen dem Projektträgern und dem Auftraggeber, um den Auftraggeber zu helfen seine Bedürfnisse klar auszudrücken und seitens des Projektträgers zu überprüfen ob die Zielstellung technisch machbar ist. Der stellvertretende Auftraggeber ersetzt allerdings nicht den Auftraggeber und hat somit keine direkte Verantwortung gegenüber dem Projektträger.
Der Projektträger (oder Projektbetreuung, notée MOE ) ist der Rechtsträger der von dem Auftraggeber mit der Ausführung des Werkes betraut ist, unter den Bedingungen bezüglich der Frist, der Qualität und der Kosten die von diesem vertraglich festgesetzt sind. Der Projektträger ist demnach verantwortlich für die technischen Entscheidungen, die mit der Realisation des Werkes einhergehen, entsprechend den Anforderungen des Auftraggebers. Der Projektträger ist ebenfalls im Rahmen seiner Mission dafür verantwortlich eine Person zu ernennen, die sich um den guten Verlauf des Projektes kümmert (man spricht meist von Projektleitung) - den Projektleiter.
Für die Realisierung gewisser Aufgaben des Projektes, wenn er intern nicht über die notwendigen Ressourcen verfügt, kann der Projektträger sich an ein oder mehrere externe Unternehmen wenden: man spricht dann von Zulieferung (und jedes Unternehmen wird Sub-Unternehmen oder Dienstleistungserbringergenannt). Jedes Unternehmen realisiert eine Untereinheit des Projektes in direkter Zusammenarbeit mit den Projektträger, hat aber keine direkte Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber, selbst wenn dieser ein "Einsichtsrecht "auf seine Arbeitsweise hat.
Die Unterscheidung zwischen Auftraggeber und Projektträger ist wesentlich im Verlauf des Projektes, denn sie erlaubt es die Verantwortungsbereiche der zwei Rechtsträger zu unterscheiden. So sollte sichergestellt werden dass die Definition der Bedürfnisse unter der vollen Verantwortung des Auftraggebers steht. Tatsächlich kommt es in manchen Fällen vor das der Auftraggeber dem Projektträger Entscheidungen funktioneller Natur überantwortet, unter Vorwand von unzureichenden technischen Kenntnissen (konkret übernimmt die Informatikabteilung einer Organisation die Projektsteuerung ab der Phase des Bedürfnisausdruckes). Tatsächlich ist nur der Auftraggeber in der Lage die Bedürfnisse seiner Benutzer festzustellen. Eine unzureichende Kenntnis der Rollen der zwei Rechtsträger kann so zu Konflikten führen, in denen jeder dem anderen die Schuld zuschiebt.
Wenn der Projektträger sich an die ursprünglichen Anforderungen des Auftraggebers halten muss, ist er andererseits nicht berechtigt neue Funktionen im Verlauf des Projektes hinzuzufügen, auch wenn ihm dies gerechtfertigt erscheint. Der Projektträger ist allerdings mit den technischen Entscheidungen beauftragt, solange diese funktionell den Anforderungen des Auftraggebers entsprechen.
Es kommt ebenfalls vor das ein Auftraggeber der Meinung ist, dass ein existierendes Produkt möglicherweise seinen Bedürfnissen entspricht, es kauft und sich dann an den Projektträger (die Informatikabteilung zum Beispiel) wendet um das Produkt anzupassen.
Die Unterscheidung zwischen Auftraggeber und Projektträger ist noch schwieriger wenn beide Rechtsträger der gleichen Unternehmensstruktur angehören. In solchen Fällen ist es umso wesentlicher, die Rollen der beiden Rechtsträger vertraglich gut zu definieren.
Im Sinne des guten Verlaufs des Projektes, ist es notwendig die Rollen jedes Rechtsträgers klar zu definieren und innerhalb der Auftrag gebenden und der projekttragenden Instanz, einen Vertreter zu identifizieren. Eine Projektgruppe, die die Projektleiter des Auftraggebers und des Projektträgers, sowie eventuell der Stellvertretung des Auftraggebers vereint, sollte Sitzungen abhalten, wenn dies notwendig ist, um Konflikte zu lösen, die mit den Anforderungen des Auftraggebers oder der Koordination des Projektes zusammenhängen.
Schließlich ist es wesentlich einen Ausbildungsplan zu erstellen, der es dem Projektträger und dem Auftraggeber ermöglicht, die gleiche Sprache zu sprechen und sich auf eine Methode zur Projektsteuerung, Gesprächs- und Sitzungsleitung, usw. zu einigen.