Ein « Leistungsverzeichnis » ist ein vertragliches Dokument, welches beschreibt was von dem Projektträger durch den Auftraggebererwartet wird.
Es handelt sich also um ein Dokument welches so präzise wie möglich und mit möglichst einfachem Vokabular die Bedürfnisse beschreibt, die der Projektträger erfüllen soll. In Anbetracht der Tatsache, dass allein der Projektträger wirklich kompetent ist um eine passende technische Lösung vorzuschlagen, sollte das Lastenverzeichnis vorzugsweise die Bedürfnisse in funktioneller Hinsicht anzeigen, unabhängig von jeder technischen Lösung, außer dem Hinweis auf die technische Umgebung in die sich die erwartete Lösung einfügen soll. Es handelt sich so um ein Dokument welches einerseits dem Auftraggeber garantieren soll, dass die Lieferung dem entspricht was schriftlich festgehalten ist, andererseits vermeiden soll dass der Auftraggeber seine Wünsche im Verlauf des Projektes ändert, und von dem Projektträger neue Funktionalitäten fordert, die ursprünglich nicht vorgesehen waren.
Ein Lastenverzeichnis muss ebenfalls alle Elemente enthalten die es dem Projektträger erlauben den Umfang und die Komplexität des Projektes abzuschätzen, um so in der Lage zu sein ein möglichst passendes Angebot zu machen, bezüglich der Kosten, der Fristen, der Personal-Ressourcen und der Qualitätssicherung.
Es handelt sich somit um eine Referenzdokument, mit dem jeder Zweifel über das was erwartet ist ausgeräumt werden kann, sowie ein Dialoginstrument mit dem der Projektträger den Auftraggeber befragen kann, um sein Verständnis des Auftrages zu verfeinern. Ein Lastenheft ist allerdings trotzdem nicht unbedingt statisch. Sein Inhalt kann im Verlauf des Projektes geändert werden (auch wenn idealerweise alles von Anfang an definiert sein sollte), mittels eines Vertragszusatzes, der von beiden Parteien akzeptiert wird.
Ein Lastenheft beginnt zumeist mit einem Teil, der den Kontext beschreibt, das heißt insbesondere die politische und strategische Positionierung des Projektes.
Das Lastenheft muss es gestatten sehr schnell das gewünschte Ziel zu verstehen, damit der Projektträger dessen Sinn verstehen kann.
Zahlreiche Projekte schlagen fehl aufgrund einer schlechten Kommunikation und insbesondere mangels eines gemeinsamen Vokabulars und gemeinsamer kultureller Imprägnierung zwischen Projektträger und Auftraggeber. Da wo der Auftraggeber meint allgemein gebräuchliche Ausdrücke zu verwenden, hört der Projektträger möglicherweise einen technischen Ausdruck mit einer besonderen Bedeutung.
Der Umriss des Projektes definiert die Anzahl der Personen oder der Ressourcen die von seiner Umsetzung betroffen sind.
Der zeitliche Rahmen der von dem Auftraggeber gewünscht wird, muss sehr klar ausgedrückt werden und das Datum, an dem das Projekt unbedingt abgeschlossen sein muss, muss angegeben werden. Idealerweise werden Jalons angegeben, um einen « Tunneleffekt » zu vermeiden.
Da ein Leistungsverzeichnis ein vertragliches Dokument ist, welches gemeinsam von dem Projektträgern und dem Auftraggeberunterschrieben wird, besitzt es gewöhnlich eine gewisse Anzahl rechtlicher Klauseln, mit denen zum Beispiel das Urheberrecht des Werkes definiert wird, die Vertragsstrafen im Falle des Nichteinhaltens der Fristen, oder die zuständigen Gerichte im Streitfall.
