Workflow

Als "Workflow" (wörtlich übersetzt "Arbeitsfluss") versteht man die Modellierung und informatische Verwaltung aller zu erfüllenden Aufgaben und der beteiligten Akteure bei der Durchführung eines Unternehmensprozesses (auch operationaler Prozess genannt). Der Begriff des Workflow könnte daher folgendermaßen ins Deutsche übersetzt werden Elektronische Verwaltung der Unternehmensprozesse.

Ein Unternehmensprozess stellt die Interaktionen in der Form vom Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Akteuren dar, wie :

• Personen,
• Anwendungen oder Services,
• dritte / externe Prozesse.

Praktisch gesehen kann der Workflow folgendes beschreiben :

• den Freigabekreislauf,
• die von den verschiedenen Beteiligten auszuführenden Aufgaben,
• die einzuhaltenden Fristen,
• die Freigabemodi

Das unten dargestellte Beispiel ist eine schematische Darstellung von dem, was ein Workflow zur Publikation eines Dokuments in einem Intranet mit Hilfe eines Publikations-Interfaces sein könnte :

1. Der Redakteur schlägt dem Rubriksleiter einen Artikel vor
2. Der Rubriksleiter betrachtet das Dokument und gibt es frei
3. Der Chefredakteur findet, dass das Dokument Elemente hat, die nicht auf aktuellem Stand sind und schickt das Dokument an den Redakteur zurück
4. Der Redakteur überarbeitet die Kopie und übermittelt sie an den Rubriksleiter
5. Der Rubriksleiter korrigiert einige Tippfehler und übermittelt den Artikel an den Chefredakteur
6. Der Chefredakteur gibt das Dokument für die Online-Publikation frei

Workflow-Typologien

Man unterscheidet in der Regel zwei Arten von Workflow :

• Der Produktionsworkflowentspricht den Produktionsprozessen des Unternehmens, die bekannt und Teil von zuvor etablierten Prozeduren sind : der Weg des Workflows ist mehr oder weniger stark vorgegeben ;
• Derad hoc-Workflow basiert auf einem kollaborativen Modell, in dem die Akteure über den Weg des Workflows mitbestimmen : der Weg des Workflows ist dynamisch.

Workflow-Engine

Der Workflow-Engine ist ein Tool, mit dem die Betriebsprozesse des Unternehmens modelliert und automatisiert werden können. Durch dieses Werkzeug lassen sich die Betriebsregeln des Unternehmens formalisieren, um die Entscheidungsfindung zu automatisieren, also die Entscheidung darüber, welcher Zweig des Workflows bei gegebenem Kontext gewählt wird.